Co powinna zawierać koncepcja systemu informacji miejskiej?

Wiele miast czy gmin wdraża systemy informacji miejskiej (gminnej). Jednym się to udaje lepiej, drugim gorzej. Jeszcze inni po paru latach zaczynają od nowa. Co zrobić, żeby odnieść sukces? Odpowiedź na to i inne pytania znajduje się w opracowaniu pt.: Koncepcja Systemu Informacji Miejskiej. Etapy jej przygotowania można podzielić na prace wstępne prowadzone w ramach struktur Zamawiającego oraz prace projektowe realizowane najczęściej w ramach zamówienia publicznego.

Co można przygotować w ramach urzędu?

W ramach prac przygotowawczych należy zebrać istniejące materiały, wytyczne i lokalne przepisy, które mogą mieć wpływ na kształt systemu. Dotyczy to zwłaszcza działań będących w sferze wstępnego planowania lub projektowania, których skutki nie są jeszcze znane szerokiej opinii, a więc i przyszłemu projektantowi koncepcji SIM. Mowa tu:

• o ustaleniach strategii promocji miasta, kampaniach promocyjnych i hasłach, logotypach, barwach…
• zapisach i wytycznych wprowadzanych na podstawie ustawy krajobrazowej,
• rozbudowie lub zmianach układu komunikacyjnego miasta / obszaru,

Kolejnym działaniem jest powołanie tzw. Zespołu Konsultantów, który z ramienia Zamawiającego będzie czuwał nad przebiegiem prac, opiniował przedkładane propozycje oraz pomagał w pozyskaniu brakujących materiałów. W składzie Zespołu Konsultantów powinny się znaleźć osoby zajmujące się: ochroną konserwatorską, promocją miasta, komunikacją zbiorową, drogami. Oczywiście dobór składu takiego zespołu jest dla każdego miasta sprawą indywidualną i może różnić się od wyżej zaprezentowanego. Nie powinien być jednak zbyt obszerny, gdyż wbrew pozorom nie jest wtedy skuteczniejszy i traci roboczy (efektywny) charakter. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wynik prac przed ich upublicznieniem zaprezentować np. na sesji Rady Miasta i w razie potrzeby wprowadzić jeszcze korekty do końcowego dokumentu.

Jak wybrać odpowiedniego wykonawcę koncepcji SIM?

Sposób wyboru wykonawcy zależy od wielkości przedsięwzięcia – inny będzie dla kilkusettysięcznej miejscowości, a inny dla niewielkiej gminy. Zawsze jednak należy szukać firmy, która ma w dorobku kilka podobnych zakresowo inwestycji związanych bezpośrednio z SIM. Trzeba pamiętać, że zaprojektowanie oznakowania nawet największego centrum handlowego to nie to samo co oznakowanie miasta. Dodatkowo, poza warstwą wizualną i informacyjną, dochodzą zagadnienia związane z ochroną konserwatorską, potrzebą uwzględnienia aspektu historycznego oznakowania oraz koniecznością podporządkowania się uwarunkowaniom formalno-prawnym realizacji systemu, które już w koncepcji muszą znaleźć swoje odzwierciedlenie.

Co powinna zawierać koncepcja systemu informacji miejskiej / gminnej?

Jak sugerują projektanci z wrocławskiego biura Linia s.c. Koncepcja Systemu Informacji Miejskiej powinna obejmować cały obszar miasta i wszystkie rodzaje informacji. Zapewni to końcową spójność architektoniczo-plastyczną systemu, bez względu na ilość etapów projektów wykonawczych, które przecież, realizowane w drodze przetargu publicznego, mogą być opracowywane przez różnych projektantów. Dodatkowo poznanie docelowych kosztów systemu pozwoli zabezpieczyć środki oraz zaplanować harmonogram realizacji inwestycji.

Każde miasto / obszar wymaga indywidualnego podejścia, ale można pokusić się na wyodrębnienie „typowego” zakresu prac:

• analiza materiałów i dokumentów mogących mieć wpływ na kształt systemu,
• wyznaczenie podstawowych rodzajów informacji,
• przygotowanie dwóch lub więcej wariantów wstępnego projektu plastyczno-architektonicznego w formie wizualizacji,
• ewentualne przeprowadzenie konsultacji społecznych w sprawie wyboru wariantu, np. w formie sondy internetowej,
• opracowanie ostatecznego projektu plastyczno-architektonicznego wzorcowych nośników informacji oraz ich wizualizacji,
• opracowanie założeń i wytycznych konstrukcyjno-technologicznych elementów systemu,
• oszacowanie kosztów jednostkowych poszczególnych elementów,
• oszacowanie docelowej ilości nośników poszczególnych rodzajów informacji,
• oszacowanie kosztów opracowania projektów wykonawczych i budowy SIM,
• przygotowanie harmonogramu realizacji inwestycji uwzględniającego ilość i stan techniczny istniejącego oznakowania oraz planowane przez Zamawiającego wydatkowanie środków budżetowych,
• wskazanie czynności, podjęcie których jest wskazane w celu prawidłowego wdrażania inwestycji i zarządzania systemem, a także wskazanie podstawy formalno-prawnej budowy wyznaczonych rodzajów informacji,

Mamy koncepcję i co dalej?

Mając Koncepcję warto podjąć Uchwałę Rady Miejskiej w sprawie Systemu Informacji Miejskiej. Uchwała stwarza solidną podstawę formalną do dalszych prac projektowych. W naturalny sposób rozpowszechnia też ideę SIM wśród mieszkańców i przedsiębiorców. Kolejnym krokiem jest przygotowanie projektów wykonawczych, a później budowa systemu.

Powiązane artykuły:
Co to jest System Informacji Miejskiej?
Projekt Systemu Informacji Miejskiej